Procédure de gestion des messages d'absence sur Outlook
Étape 1 : Ouvrir Outlook le logiciel Microsoft Outlook sur votre ordinateur. Assurez-vous que vous êtes connecté avec votre compte professionnel.
Étape 2 : Accéder aux options d'absence dans le ruban supérieur, cliquez sur l'onglet "Fichier". Dans le menu déroulant, choisissez "Informations" puis cliquez sur "Réponses automatiques (absence du bureau)".
Étape 3 : Configurez votre message d'absence dans la fenêtre "Réponses automatiques", cochez la case "Envoyer des réponses automatiques". Vous avez la possibilité de définir une plage de dates pour l'activation et la désactivation automatique du message d'absence en cochant la case "Envoyer uniquement pendant ce laps de temps :" et en spécifiant les dates de début et de fin.
Étape 4 : Rédigez le message d'absence dans la section "Au sein de mon organisation", rédigez le message d'absence que vous souhaitez envoyer aux collègues de votre entreprise.
Étape 5 : Configurer un message d'absence pour les expéditeurs externes
Si vous souhaitez envoyer un message d'absence différent aux personnes en dehors de votre organisation, cochez la case "Envoyer une réponse automatique aux contacts étrangers à ma société" dans la section "En dehors de mon organisation". Sélectionnez l'option "Mes contacts uniquement" ou "Toute personne étrangère à ma société" selon vos préférences, puis rédigez votre message d'absence pour les expéditeurs externes.
Étape 6 : Enregistrez les modifications, cliquez sur "OK" pour enregistrer vos modifications et activer le message d'absence. Outlook enverra désormais automatiquement votre message d'absence aux e-mails reçus pendant la période spécifiée.
!!! N'oubliez pas de désactiver manuellement les réponses automatiques à la fin de votre absence si vous n'avez pas défini de plage de dates pour l'activation et la désactivation automatique du message d'absence. !!!